Ga direct naar: bedrijfsgegevens in jouw administratie.

Bedrijfsgegevens invoeren (video)

1. Selecteer je bedrijf en vul de gegevens aan

Om de juiste (wettelijke) gegevens op de factuur te tonen, is het belangrijk om eerste je bedrijfsgegevens in te vullen. Zonder deze gegevens kun je geen factuur definitief maken.  Klik in het linker menu op Administraties => Uw gegevens

• Vul de naam van je organisatie en klik op Zoek Klik vervolgens op jouw organisatie uit het KvK register.
• Vul daarna de ontbrekende gegevens in. De bovenste velden en adresgegevens zijn verplicht.
• Als je deze hebt gevuld licht rechts onderin op Opslaan > op. Klik hier op zodat je de ingevoerde gegevens opslaat.

2. Opties

Onder opties kun je een aantal instellingen voor je administratie aanpassen. Zoals begin van je boekjaar, BTW periode en start/volgnummer van je facturen. Klik op Opslaan > om je wijzigingen te behouden. Als je gebruik maat van de Kleine ondernemersregeling > 2020 dan kun je dat ook hier aangeven.

3 BTW codes

Bij BTW codes kun je extra BTW codes aanvinken. Deze worden dan standaard getoond als je een inkoop/ bonnetje inboekt of een verkoopfactuur opstelt. Ook kun je de codes die je niet nodig hebt uitvinken.

4 Gebruikers

Wil je iemand anders toegang geven tot je boekhouding dan vul je onder gebruikers het e-mailadres in van de persoon die je toegang wilt geven en bevestig met ✔ De uitnodiging is nu verstuurd.
Uitnodiging nogmaals versturen? Klik op 
LET OP: De gebruiker kan alles voor jouw alles aanpassen behalve: 1) Jouw administratie verwijderen 2) Andere gebruikers uitnodigen.

5 Bedrijfslogo uploaden

Om je bedrijfsloge te uploaden ga je naar Verkoop in het rechter menu en daarna naar Layout factuur. Drop je logo (jpeg) of klik binnen de blauwe stippellijn om je bedrijfslogo te uploaden. Deze komt dat automatisch op je uitgaande facturen te staan. Ook kun je daar andere gegevens aan je factuur toevoegen en diverse instellingen wijzigen om je factuur layout aan te passen. Klik op Opslaan & Preview en je ziet direct hoe je factuur eruit komt te zien.

Bekijk hieronder ook de instructievideo

Ga direct naar: verkoopfacturen of naar: inkoopfacturen in jouw administratie.

Facturen Verkoop & Inkoop (video)

1 Klik in het linker menu op > verkoop => nieuw

De factuurdatum staat standaard op de huidige datum maar je kunt ook de datum aanpassen. De periode staat standaard op de maand van de factuurdatum.

• Selecteer de betalingstermijn. De meest voorkomende betalingstermijnen worden standaard getoond.
• Met de + kun je een nieuwe/ extra betalingstermijn aanmaken.
• Het wijzigen van een betalingstermijn doe je met het 
• Kies bij Relatie voor wie de factuur is. Staat je Relatie er nog niet tussen maak deze dan aan door op het + te klikken.
• De verplichte velden voor een Relatie hebben een *. Sla de gegevens op door op het ✔ te klikken.
• Je kunt een algemene omschrijving invullen voor op de factuur. Dit is niet verplicht.
• Vervolgens vul je het veld Omschrijving, BTW, Prijs/ stuk en Aantal.
• Tab of klik op + om een extra regel aan te maken. Verwijderen doe je met het . Ook kun je de volgorde van de regels wijzigen door op de = te gaan staan en te klikken/ verslepen.
• Klik op de knop Acties en kies wat jij wil met de factuur of je klikt op Opslaan > en het concept wordt opgeslagen.

TIP: Klik op factuur tonen onder Acties om je factuur te zien voordat je deze definitief maakt. Een definitieve factuur kun je niet meer wijzigen, uiteraard kun je wel eenvoudig een creditfactuur aanmaken.

Bekijk hieronder de instructievideo

2. Producten aanmaken

Je kunt ook producten aanmaken in je verkoop. Als je bijvoorbeeld bepaalde producten of diensten vaker levert. Ook als je uren factureert en je uurtarief varieert per opdrachtgever, project of type werkzaamheden, dan kun je standaard producten aanmaken om nog sneller te factureren.

• Klik in je verkoop op het + aan de rechter zijde onder Product
• Vul de naam, BTW, Omschrijving en Prijs per eenheid en bevestig met ✔
• Je product is nu opgeslagen en kun je voortaan eenvoudig selecteren met je pijltjestoetsen gevolgd door TAB
• LET OP: De omschrijving komt terug op de factuur de Naam niet

3. Inkoopfactuur

Klik in het linker menu op > INKOOP => NIEUW
Het eerste gedeelte van het scherm is, en werkt daardoor nagenoeg gelijk aan het scherm verkoop.

• Vul de velden, Datum inkoopfactuur, Betalingstermijn, Relatie en eventueel het Factuurnummer
• Tab naar het veld rekening of klik op +. Nu kun je een kosten- of activa rekening kiezen.

TIP: Typ een aantal letters uit de gewenste rekening en alle rekeningen die deze letters bevatten komen naar voren. Staat je rekening er niet bij, ga dan met je muis op  staan voor verdere instructie.

• Vul de velden, Omschrijving, BTW en Bedrag
• Drop of selecteer de factuur (deze stap kun je ook eerst doen zodat je de factuurgegevens eenvoudig kunt overnemen) en sla alle gegevens op via de knop Opslaan >
• Inkoopfacturen kun je (anders dan verkoopfacturen) nog wijzigen nadat je op opslaan hebt geklikt.

Let Op: Als je een Activa rekening kiest, dan komt de aankoop op de balans te staan en dien je daarop af te schrijven. Automatisch verschijnt er een extra regel om de afschrijving direct te boeken.

TIP: Als je meerdere inkoopfacturen wil gaan boeken kun je bij INKOOP => UPLOADS kiezen. Via  kun je bestanden uploaden. Vervolgens Boeken en je komt in het inkoopscherm. Je inkoopfactuur is nu al gekoppeld.

Bekijk hieronder de instructievideo

Ga direct naar de: bankgegevens in jouw administratie.

Bankgegevens verwerken & Afletteren (video)

1. Klik in het linker menu op > Importeer afschriften => Drop of selecteer een CAMT.053 bestand (MT940 kan ook)

Deze kun je via internetbankieren bij je eigen bank downloaden voor de gewenste periode. Wij adviseren dringend dit per maand te doen, zo behoud je het overzicht en heb je een sluitende rapportage.

• Klik vervolgens op Inlezen
• Indien het saldo niet gelijk is aan het ingelezen bestand, dan wordt het bestand NIET ingeladen.
• Het saldo kun je aanpassen door in het Dashboard op Bankboeking invoeren te klikken.
• Klik op + en vul eventueel de datum, omschrijving en relatie.
• Als je op de Bij klikt wijzigt deze in Af
• Kies als laatste het bedrag. Het huidige saldo en het saldo na de boeking zie je boven het bedrag staan.
• Begin vervolgens weer bij stap 3.1.

Let Op: De juiste werkwijze is om de beginbalans op te voeren, zodat je saldo juist is. Dit kan via Gedetailleerd => Memoriaal => Klik vervolgens op de regel beginbalans.

2. Afletteren

Afletteren is een boekhoudkundig begrip en betekent eigenlijk het “afvinken” van mutaties op een grootboekrekening die bij elkaar horen. Het doel hiervan is om een verklaring van het saldo van een rekening te krijgen.

• Kies in het Dashboard voor een openstaande facturen, inkoop of verkoop. Het aantal openstaande facturen staat in het zwarte bolletje op de regel. Klik op de regel of 
• Klik vervolgens op de regel die je wil afletteren, alle bankmutaties komen naar voren onder Afletteren
• Selecteer de bijbehorende bankmutatie door op het  te klikken
• Als het bedrag overeen komt dan springt het bedrag van deze regel op € 0,00
• Mocht er een betalingsverschil zijn en wil je het bedrag afboeken, kies dan ⎕ Verschil afboeken
• Als je veel boekingen tegelijk te verwerken hebt kun je ook kiezen voor ☑ Verschil afboeken of filteren op bedrag
• Mochten er bedragen open blijven staan bij inkoop & verkoop, dan is de factuur nog niet betaald
• Nu ga je de bank- en kasboekingen verwerken. Open deze en klik op 
• Kies voor transacties zoals bankkosten, rentekosten en andere bedragen waarvan je geen factuur ontvangt de juiste grootboekrekening. Dit doe je door op het veld Rekening te klikken en te zoeken. Vergeet niet op Opslaan > te klikken, anders slaat de software de wijziging niet op.
• Bij Gedetailleerd => Grootboeken kun je zelf een grootboekrekening aanmaken of de naam wijzigen.
• Als je alles hebt afgeletterd, is je administratie compleet!

Bekijk hieronder de instructievideo