Rob Pijnenburg is 6 jaar geleden gestart met zijn bedrijf Interpayment, vanuit waar hij ondernemers en bedrijven helpt met incassotrajecten en debiteurenbeheer. Wij spraken hem over zijn ervaringen, veelvoorkomende fouten en waardevolle tips.
Leg mondelinge afspraken vast
Je hebt een goed gesprek gehad met je opdrachtgever en begrijpt duidelijk van elkaar wat de opdracht is. Tijd om aan de slag te gaan! Zou je denken… maar hier gaat het dus vaak fout. Een misverstand kan ervoor zorgen dat een goede relatie schade oploopt doordat de factuur bijvoorbeeld hoger uitvalt dan verwacht. Discussie over dit bedrag is wel het laatste waar je zin in hebt. Neem dus altijd de moeite om de gemaakte afspraken vast te leggen in een offerte of overeenkomst.
Jouw betalingstermijn en de wettelijke betalingstermijn
Onderaan de factuur staat het netjes vermeld en ook in jouw algemene voorwaarden staat het opgenomen: binnen x aantal dagen zie je de betaling van de factuur graag tegemoet. Wist je dat het pas rechtsgeldig is als je de algemene voorwaarden ook echt met de opdrachtgever hebt gedeeld? Dus niet alleen als je deze beschikbaar stelt via de website en de opdrachtgever deze zelf te allen tijde kan doornemen. Neem in de mail of overeenkomst als bijlage altijd de algemene voorwaarden mee. Zo voorkom je dat de wettelijke betalingstermijn geldt van 30 dagen. Als ZZP’er kun je dit risico nou eenmaal minder makkelijk lopen.
Laat een vordering niet té lang liggen
Alle signalen staan op rood:
- Betalingstermijn verstreken
- Geen contact meer met debiteur
- Uitblijvende reacties en het is wel erg “stil”
Start tijdig het incassotraject en voorkom een wachtrij bij de curator. De relatie met deze debiteur staat helaas toch al op losse schroeven.
Voordat je na een lange dag op de bank ploft…
Verwerk eerst je administratie en facturatie. Hier gaat het volgens Rob namelijk vaak mis en vergeten ondernemers nog regelmatig om te factureren. Bij een voorraadverschil kom je er vervolgens achter dat je “vergeten” bent een factuur te sturen. Hou ook je uren goed bij. Losse uurtjes vormen bij elkaar toch weer een groter geheel en waarde.
Reserveer het BTW bedrag
Zet het desnoods op een aparte rekening, maar het allerbelangrijkste: geef het niet uit. Zo voorkom je stress door die blauwe envelop op de deurmat.
Laatste aanmaning strippenkaart
Een incassotraject is best zwaar en niet altijd nodig. Een laatste aanmaning vanuit een derde partij, bijvoorbeeld Interpayment, maakt meer indruk en zorgt er vaak voor dat de debiteur alsnog betaald.
Motor op de zaak?
Rob is een echte motormuis en kwam er pas later achter dat je ook dit als vervoersmiddel op de zaak kunt zetten. Informeer dus goed naar de mogelijkheden van alternatieve vervoersmiddelen.
