Kan ik mijn eten en drinken als zakelijke kosten opvoeren
Of het nu gaat om een informele zakelijke lunch of een drankje met een opdrachtgever, wanneer zijn deze zakelijke etentjes aftrekbaar? De kosten voor eten en drinken tijdens zakelijke gelegenheden kunnen in veel situaties aftrekbaar zijn. Dit kennisartikel legt uit hoe dit werkt.
De spelregels voor 2024
Met of zonder drempel
Bij het berekenen van welke kosten van een zakelijk etentje aftrekbaar zijn, kun je kiezen tussen twee methoden: een met een drempel van € 5.600 en een zonder drempel bij je aangifte inkomstenbelasting. In beide gevallen mag je maximaal € 1.500 aan reis- en verblijfskosten aftrekken.
Hoe werkt de drempelmethode bij aftrekbaarheid van zakelijke kosten?
Voor een event heb je in totaal € 8.000 uitgegeven. De gemaakte kosten bestaan uit:
Kostenpost | Bedrag |
Eten en drinken | € 2.500 |
Seminar | € 3.000 |
Reis- en verblijfskosten | € 2.500 |
Totaal uitgegeven | € 8.000 |
Volgens de drempelmethode mag je maximaal € 1.500 aftrekken van de reis- en verblijfskosten. Dit betekent dat je slechts € 1.000 kunt aftrekken in plaats van de volledige € 2.500 die je hebt uitgegeven. Het totaalbedrag waarop je kosten kunt aftrekken wordt dus € 6.500. Nu verminder je dit bedrag met de drempel van € 5.600. Dit resulteert in een aftrekbaar bedrag van € 6.500 minus € 5.600, wat neerkomt op € 900.
Het is duidelijk dat voor veel zzp’ers de drempel van € 5.600 erg hoog ligt, waardoor deze methode vaak niet wordt gebruikt door ZZP’ers.
Zonder drempel
Veel zzp’ers maken gebruik van de 80/20 regel, die vaak voordeliger is. Hierbij kun je 80% van de kosten van bijvoorbeeld een zakenlunch aftrekken, zonder rekening te houden met een drempelbedrag. Het maximaal aftrekbare bedrag van € 1500,- voor reis- en verblijfskosten blijft wel gelden.
Zijn er dus situaties waarin de drempelconstructie nuttig is?
Ja, zeker. Een voorbeeld hiervan is wanneer je als DJ veel in het buitenland werkt. Je kunt dan niet even naar huis om te slapen en de volgende dag weer ergens anders te draaien. Ook iemand die producten in China inkoopt, zal gebruik moeten maken van een hotel en het vliegtuig. Dan zijn deze kosten dus noodzakelijk voor je werk.
Mocht je na een congres het gezelliger vinden om te blijven dineren en overnachten in plaats van een uurtje naar huis te rijden, dan is het niet noodzakelijk, maar kun je dus tot € 1500,- kiezen om dit toch zakelijk als kosten in je administratie op te nemen.
Zakelijke lunch aftrekbaar: wel of geen BTW?
Wanneer je een lunch of diner nuttigt met een klant, bepaalt de Belastingdienst of je de btw kunt aftrekken. Er zijn twee situaties waarin de btw niet aftrekbaar is:
- Eten of drinken in een horecagelegenheid.
- Cateringdiensten in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte, zoals een gehuurde zaal.
Echter, als je eten koopt in de supermarkt en dit op kantoor met een klant consumeert, kun je de btw wel terugvorderen.
Voorbeeldscenario’s:
Stel, je luncht met een potentiële klant voor € 50 in een horecagelegenheid. In dit geval mag je 80% van de kosten, oftewel € 40, opvoeren als ‘verteringskosten’ bij je aangifte inkomstenbelasting.
Laten we aannemen dat je voor € 50 een lunch koopt in de supermarkt om op kantoor met een klant te nuttigen. Allereerst kun je de 9% btw aftrekken, wat neerkomt op € 4,50. Vervolgens kun je 80% van het resterende bedrag, € 45,50, opvoeren als verteringskosten. Dit komt neer op € 36,40.
Hoe kun je aantonen dat het een zakenlunch of diner was?
Om te bewijzen dat een maaltijd een zakelijk karakter heeft en niet slechts een persoonlijke aangelegenheid was, is het essentieel om bij het indienen van de bon expliciet te vermelden dat het om een zakelijke lunch ging, inclusief de naam van de (potentiële) klant.
Echter, er is een uitzondering op deze regel. Stel, je geeft een cursus waarbij je de lunch voor de cursisten verzorgt. In deze situatie is de lunch volledig aftrekbaar, inclusief de btw. Dit komt doordat de lunch een onmisbaar onderdeel is van de cursus, waarbij de cursisten noodzakelijkerwijs van eten moeten worden voorzien.
Tot slot
Zoals je ziet, zijn er veel regels rondom reis- en verblijfskosten, die ook nog eens afhankelijk van de situatie kunnen verschillen. Ons advies is: Raadpleeg de website van de Belastingdienst om te achterhalen welke zakelijke etentjes aftrekbaar zijn, of vraag het aan een boekhouder, zodat je niet te veel betaalt en ook geen verrassingen achteraf krijgt. Als je het jezelf gemakkelijker wilt maken, kun je ook overwegen om gebruik te maken van ons online boekhoudprogramma.