Na een drukke werkdag wil je jouw facturen snel kunnen versturen. Toch kost factureren vaak meer tijd dan nodig: omschrijvingen overtypen, tarieven opzoeken en uitzoeken hoeveel uren je voor een klant hebt gewerkt. Juist bij dat handmatige werk sluipen er gemakkelijk fouten in.
Met MyFinance maak je het jezelf eenvoudiger. Je legt veelgebruikte producten en diensten vast in een eigen catalogus en houdt gewerkte uren bij per project. Zo gebruik je gegevens die al klaarstaan en hoef je dezelfde informatie niet steeds opnieuw in te voeren.
Je hoeft daarvoor niet eerst alles in te richten. Ook tijdens het maken van een factuur kun je direct producten en projecten toevoegen. Zo bouw je jouw administratie geleidelijk op, terwijl je gewoon blijft factureren.
Je eigen productcatalogus: één keer instellen, steeds opnieuw gebruiken
Veel ondernemers zetten regelmatig dezelfde producten of werkzaamheden op een factuur. Denk aan materialen, montagewerk, adviesuren of een vaste dienst. Waarom zou je de omschrijving en prijs daarvan iedere keer opnieuw invoeren?
In MyFinance kun je een complete catalogus met jouw producten en diensten inrichten. Per product leg je onder andere de omschrijving, prijs, eenheid en btw-code vast. Bij het maken van een factuur selecteer je vervolgens het juiste product en vul je het aantal in.
Je productcatalogus hoeft dus niet alleen uit fysieke artikelen te bestaan. Ook jouw werkzaamheden en uurtarieven kun je als product vastleggen.
Bouw je productcatalogus op terwijl je factureert
Je hoeft niet eerst een complete productcatalogus in te richten voordat je aan de slag kunt. In MyFinance kun je tijdens het maken van een factuur direct nieuwe producten én projecten aanmaken. Je hoeft daarvoor dus niet naar een apart onderdeel van je administratie.
Verkoop je een product of dienst die nog niet in je catalogus staat? Dan maak je deze aan terwijl je de factuur opstelt. Bij een volgende factuur kun je het opgeslagen product eenvoudig opnieuw selecteren, inclusief de vastgelegde omschrijving en het tarief. Ook een nieuw project voeg je direct tijdens het factureren toe.
Zo groeit jouw productcatalogus geleidelijk mee met je onderneming. Je begint met wat je vandaag nodig hebt en vult dit aan zodra je iets nieuws verkoopt. Iedere toevoeging bespaart je bij een volgende factuur weer invoerwerk.
Voorbeeld: gewerkte uren à € 80
Stel dat je regelmatig werkzaamheden uitvoert voor € 80 per uur. Je maakt daarvoor een product aan met:
- Productnaam: gewerkte uren
- Factuuromschrijving: gewerkte uren voor uitgevoerde werkzaamheden
- Eenheid: uur
- Tarief: € 80 exclusief btw
Heb je acht uur gewerkt? Dan selecteer je dit product en voer je acht als aantal in. De ingestelde omschrijving en het tarief staan al klaar. Het regelbedrag is dan € 640 exclusief btw.
Zo hoef je jouw werkzaamheden niet telkens opnieuw uit te schrijven en verklein je de kans dat je per ongeluk een verkeerd tarief gebruikt.
Factureren in de bouw: materialen en werkzaamheden overzichtelijk vastleggen
Voor een bouwbedrijf kan een productcatalogus veel invoerwerk besparen. Je werkt vaak met terugkerende materialen en werkzaamheden, ook wanneer iedere opdracht anders is.
Je kunt bijvoorbeeld producten aanmaken voor timmerwerk, montage, veelgebruikte bouwmaterialen en vaste werkzaamheden. Geef deze een herkenbare naam en een duidelijke omschrijving voor de klant.
Een korte interne productnaam zoals ‘Montage uur’ kan zo gekoppeld zijn aan een uitgebreidere factuuromschrijving, bijvoorbeeld ‘Montagewerkzaamheden volgens afspraak’. Je vindt het product snel terug, terwijl jouw klant een begrijpelijke factuur ontvangt.
Bij het factureren selecteer je de benodigde producten en vul je de werkelijk geleverde aantallen of gewerkte uren in. Gebruik je voor een opdracht een nieuw materiaal? Dan voeg je dit tijdens het maken van de factuur toe aan jouw catalogus. Bij een volgende klus staat het al klaar.
Controleer daarbij altijd of de prijs en btw-code passen bij de betreffende opdracht.
Wil je ook hulp bij de rest van jouw bouwadministratie? Lees meer over onze boekhouder voor de bouw.
Uren factureren vanuit je projecten
Werk je aan verschillende opdrachten? Dan wil je jouw uren per klant en project kunnen terugvinden. Bijvoorbeeld wanneer je als adviseur, ontwerper, IT-specialist of andere zakelijke dienstverlener meerdere klanten tegelijk helpt.
Met projecten in MyFinance houd je jouw geregistreerde uren bij de juiste opdracht. Daardoor hoef je aan het einde van de maand niet opnieuw agenda’s, notities en losse urenlijstjes naast elkaar te leggen.
Wanneer je wilt factureren, zet je de geregistreerde projecturen direct om naar een conceptfactuur. Je hoeft de uren dus niet handmatig over te nemen in een aparte factuur.
Van geregistreerde uren naar conceptfactuur
Stel dat je voor een adviesproject gedurende de maand verschillende werkzaamheden uitvoert. Je registreert de uren bij het project. Op het moment van factureren gebruik je deze registratie als basis voor de conceptfactuur.
Zodra de uren naar een conceptfactuur zijn overgezet, kun je die uren niet meer bewerken. De urenregistratie waarop de conceptfactuur is gebaseerd, blijft daarmee vaststaan.
Controleer daarom vóór het overzetten of jouw registratie compleet is en bij het juiste project hoort. Daarna controleer je de conceptfactuur voordat je deze definitief maakt en verstuurt.
Deze werkwijze is vooral prettig als je regelmatig op urenbasis factureert. Je werkt vanuit één registratie en beperkt het overtypen tussen verschillende overzichten.
Werk je in de zakelijke dienstverlening? Bekijk ook onze mogelijkheden voor boekhouding voor zakelijke dienstverleners.
Producten en projecten vullen elkaar aan
Een productcatalogus en projectadministratie helpen je op verschillende momenten.
Met producten leg je vast wat je regelmatig factureert: de omschrijving, eenheid en prijs van jouw materialen of diensten. Met projecten houd je bij voor welke opdracht je uren maakt.
Een bouwbedrijf kan bijvoorbeeld veelgebruikte materialen en arbeidstarieven in de catalogus zetten en gewerkte uren per verbouwing registreren. Een consultant kan vaste diensten als product vastleggen en de tijd voor afzonderlijke klantopdrachten bijhouden in projecten.
Zo richt je jouw product- en projectadministratie in op de manier waarop jouw onderneming werkt. Je kunt vooraf een uitgebreide catalogus opbouwen, maar ook klein beginnen en tijdens het factureren steeds iets toevoegen.
Vijf tips om sneller en nauwkeuriger te factureren
Een goede inrichting levert het meeste op als je die ook bijhoudt:
- Gebruik herkenbare productnamen. Zorg dat je bij het zoeken direct het juiste product of tarief kiest.
- Schrijf duidelijke factuuromschrijvingen. Laat jouw klant zien welke werkzaamheden of producten je in rekening brengt.
- Houd prijzen actueel. Pas jouw catalogus aan wanneer je tarieven veranderen.
- Registreer uren regelmatig. Zo hoef je aan het einde van de maand minder terug te zoeken.
- Controleer vóór je factureert. Bekijk de klant, het project, de aantallen, de tarieven en de btw-instellingen.
Snel en foutloos factureren begint met gegevens die goed zijn vastgelegd. MyFinance helpt je die gegevens opnieuw te gebruiken, zodat je minder handmatig hoeft in te voeren.
Zelf ervaren hoeveel eenvoudiger factureren kan zijn?
Begin met jouw eerste factuur en voeg producten en projecten toe wanneer je ze nodig hebt. Gebruik jouw opgeslagen producten opnieuw en zet geregistreerde projecturen direct om naar een conceptfactuur.
Zo bouw je stap voor stap een administratie op die je bij iedere volgende factuur tijd bespaart.
Probeer MyFinance 30 dagen gratis en ontdek hoe je producten, projecten en facturatie samenbrengt in één boekhoudprogramma.
Veelgestelde vragen over producten en projecten
Moet ik eerst een complete productcatalogus aanmaken?
Nee. Je kunt producten direct toevoegen tijdens het maken van een factuur. Deze sla je op, zodat je ze bij een volgende factuur opnieuw kunt selecteren. Jouw catalogus groeit daardoor mee met wat je verkoopt.
Kan ik tijdens het factureren ook een project aanmaken?
Ja. Tijdens het opstellen van een factuur kun je direct een nieuw project aanmaken. Je hoeft dit dus niet eerst apart te doen.
Kan ik ook diensten en uurtarieven als product aanmaken?
Ja. Je kunt naast fysieke producten ook diensten en gewerkte uren vastleggen. Je stelt daarvoor een omschrijving, eenheid en tarief in die je bij het factureren opnieuw gebruikt.
Kan ik mijn projecturen direct factureren?
Ja. Geregistreerde uren van een project kun je direct omzetten naar een conceptfactuur. Je hoeft deze uren daardoor niet handmatig over te nemen.
Kan ik uren nog aanpassen nadat ze op een conceptfactuur staan?
Nee. Zodra de projecturen zijn overgezet naar een conceptfactuur, kun je die uren niet meer bewerken. Controleer jouw urenregistratie daarom vooraf.
Is dit geschikt voor bouwbedrijven én zakelijke dienstverleners?
Ja. Bouwbedrijven kunnen bijvoorbeeld materialen en arbeidstarieven vastleggen. Zakelijke dienstverleners kunnen vaste diensten aanmaken en hun gewerkte uren per project registreren.