Ja, je kunt prima zelf online boekhouden, ook als je weinig tot geen kennis van boekhouden hebt. Gaat er dan wel eens iets fout, ja natuurlijk kan dat gebeuren! Voor jullie hebben we de 5 meest gemaakte fouten met online boekhouden op een rijtje gezet. Lees dus snel deze blog en ga voor een foutloze boekhouding!
1: Afschrijven op investeringen
Als je een computer, laptop, machine of meubels voor je bedrijf aankoopt en het bedrag is boven de €450,– (excl. btw) dan mag je dit bedrag niet in 1x als kosten opnemen in je boekhouding. Je zal dan de aankoop moeten activeren op je balans en daarop ook moeten afschrijven. Klinkt ingewikkeld, maar dat valt wel mee. Je kiest namelijk een grootboekrekening van de balans en geen kostenrekening. In Myfinance zijn dit allemaal grootboeken die beginnen met 00**. Verder hebben we het zo gemaakt dat als je per ongeluk een balansrekening selecteert voor een aankoop onder de €450 (excl. btw) dat je deze niet kunt inboeken en krijg je uiteraard een melding dat je niet hoeft af te schrijven, wel zo makkelijk ;-). De regels over hoeveel je mag/ moet afschrijven vind je terug op de site van de belastingdienst.
2: Salaris of privé opname?
Als je een eenmanszaak of V.O.F. hebt dan is het geld dat je overboekt naar je privé rekening om van te leven geen salaris. Daar krijg je pas mee te maken als je personeel in dienst hebt en dan dien je ook een loonadministratie te voeren… De winst in je eenmanszaak is namelijk je “bruto inkomen” en deze geef je jaarlijks aan in je aangifte inkomstenbelasting. De boekingen die van en naar je privé rekeningen gaan boek je op een privé opname. In Myfinance is dat grootboek 0650. Stort je een bedrag naar je zakelijke rekening dan is dit een privé storting. Belangrijk om te weten is dat dit bedrag niet bij je inkomsten uit je bedrijf opgeteld wordt. Je betaald hierover dus geen inkomstenbelasting.
3: Zakelijke kilometers met je privé auto
Bij zakelijke kilometers zien we vaak fouten met online boekhouden als het gaat om zakelijke kilometers en autokosten met een privé auto. Als je met je privé auto zakelijke kilometers rijdt om bijvoorbeeld naar je opdracht te rijden dan kun je deze als kosten in je boekhouding opnemen. Je mag in 2023 belastingvrij 21 cent per kilometer declareren naar privé opnemen. In 2024 wordt dit verhoogt naar 23 cent per kilometer. Zo verlaag je de winst en betaal je dus minder belasting. Let dus wel op dat je geen benzinebonnen, wegenbelasting of onderhoud als kosten kunt opvoeren. Alle autokosten zitten bij de 21 of, volgend jaar, 23 cent inbegrepen.
Daarnaast zien we ook dat veel ZZP’ers een kilometervergoeding van hun opdrachtgever ontvangen. De hoogte ervan is meestal ook gelijk aan de wettelijke 21 cent per kilometer, maar dat hoeft zeker niet. Als jij met je opdrachtgever overeenkomt dat je tarief all-in is of juist 50 cent per kilometer mag declareren, maakt voor de belastingdienst niet uit. De 50 cent word als omzet gezien en daar betaal je dus belasting over. Echter wat veel ZZP’ers in dit geval vergeten is dat ze deze kilometers ook in hun administratie kunnen declareren tegen 21 cent. Dit doe je door het in je kosten op te voeren tegen 21 cent zonder btw. Hierdoor verlaag je de winst en betaal je dus minder inkomstenbelasting. Je laat dus geld liggen als je deze regel niet op de juiste manier toepast!
Let op: Als je 21 cent naar je opdrachtgever declareert dan is dat excl. btw. Voor de btw neem je hetzelfde % als dat je factureert. Dus heb jij normaal 21% op je diensten dan zijn de kilometers 21 cent excl. 21% btw. Ben je Btw-vrijgesteld dan bereken je ook geen btw op je kilometers.
4: Kosten boeken in een afgesloten Btw-periode
Heb je net je Btw-aangifte gedaan en vind je toch nog een bonnetje, wat nu? Kun je de btw nog wel terugvorderen? Geen probleem, neem deze bon gewoon mee in de volgende btw-aangifte. Tenzij dat het btw bedrag meer is dan €1000,–, want dan moet je een suppletie (correctie) indienen bij de belastingdienst. Onze ervaring is dat de meeste Zzp’ers de bonnen van meer dan €1000,– niet snel vergeten voor hun Btw-aangifte 😉 dus we houden het voor deze blog bij de correctie tot € 1000,–. Gebruik je Excel? Neem de btw dan gewoon mee in de volgende btw kwartaal aangifte. Gebruik je Myfinance? Dan boek je de inkoop in zoals je altijd een inkoop inboekt. Het verschil is alleen dat je een melding in het scherm krijgt dat je boekt in een afgesloten periode. Wijzig vervolgens niet de datum van je inkoop, maar het periode veld. Als je deze naar de huidige maand zet dan wordt de btw automatisch in de eerstvolgende Btw-aangifte meegenomen.
5) Omzet of kosten in december en januari
Als je bijvoorbeeld in december 2023 uren hebt gemaakt en deze factureer je pas in januari 2024, dan hoort de omzet bij het voorgaande jaar. Je kijkt dus naar de periode waarop de diensten of producten geleverd zijn en bij welk jaar de omzet hoort. Let wel op dat de btw wel thuishoort in het eerste kwartaal van 2024. Dus je boekt alleen de omzet excl. btw om naar vorig jaar. Hetzelfde geldt voor kosten zoals de huur die je vooruit betaald. Betaal je dus in december de huur voor januari, dan behoren de kosten in het volgende jaar. Het is dus zeker bij grotere bedragen goed om na te gaan of je dit op de juiste manier hebt verwerkt. Anders klopt je winst niet en betaal je te veel of te weinig belasting. Hoe je dit doet staat in onze kennisbank verder uitgelegd.
Heb je na het lezen van deze blog nog vragen over fouten met online boekhouden of een andere vraag? Vul onderstaand contactformulier in en je ontvangt binnen 1 werkdag reactie: