Met Scan & Herken leest MyFinance de gegevens van bonnetjes en facturen automatisch uit. Je hoeft de gegevens dus niet handmatig over te typen. MyFinance maakt een boekingsvoorstel dat je alleen nog hoeft te controleren en op te slaan.

Je kunt Scan & Herken gebruiken voor bonnetjes, inkoopfacturen en externe verkoopfacturen.

Bij het uploaden kies je eerst wat je wilt verwerken:

• Scan bon voor een bonnetje;
• Scan factuur voor een factuur.

MyFinance leest het document vervolgens uit en maakt automatisch een boekingsvoorstel.

Daarbij worden waar mogelijk gegevens herkend zoals:

• leverancier of klant;
• factuurdatum;
• factuurnummer;
• bedragen;
• btw;
• omschrijving;
• relatiegegevens.

Je controleert het voorstel en past het alleen aan als dat nodig is. Klopt alles? Dan sla je de boeking op en is het bedrag direct in je administratie verwerkt.

Staat de leverancier of klant nog niet in je administratie? Dan kan MyFinance bij een factuur automatisch een nieuwe relatie aanmaken op basis van de gegevens op de factuur.

Als er een KvK-nummer wordt herkend, gebruikt MyFinance dit om de relatiegegevens op te halen en de nieuwe relatie aan te maken. Je hoeft de contactgegevens daardoor niet eerst zelf in te voeren.

Heb je een verkoopfactuur buiten MyFinance gemaakt? Ook die kun je via Scan & Herken verwerken.

Upload de factuur via Scan factuur. MyFinance leest de gegevens uit en maakt een boekingsvoorstel voor de verkoopfactuur. Na controle en opslaan staat deze in je administratie.

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je facturen vanuit een ander systeem ontvangt of hebt gemaakt, maar je administratie wel in MyFinance bijhoudt.

Scan & Herken neemt veel invoerwerk uit handen, maar controleer het voorstel altijd voordat je het opslaat.

Let bijvoorbeeld op:

• klopt de leverancier of klant;
• klopt de factuurdatum;
• klopt het totaalbedrag;
• is de btw juist herkend;
• is de juiste kostenrekening (Grootboek) voorgesteld;
• zijn eventuele verschillende btw-tarieven correct verdeeld.

Met Scan & Herken hoef je een bon of factuur meestal alleen nog maar te:

1. uploaden
2. controleren
3. opslaan

De gegevens worden automatisch voor je voorbereid en het document blijft gekoppeld aan de boeking. Zo kost het verwerken van bonnetjes en facturen minder tijd en verklein je de kans op handmatige invoerfouten.