Met Scan & Herken en UBL kun je inkoopfacturen en bonnetjes sneller verwerken. In plaats van alle gegevens zelf in te typen, laat je MyFinance de informatie uit het document alvast voor je klaarzetten.

Je controleert de gegevens en slaat daarna de inkoopboeking op.

Ga naar:

Instellingen → Scan & Herken (en UBL)

Op deze pagina zie je:

• je huidige abonnement;
• je huidige aantal credits;
• de mogelijkheid om Scan & Herken en UBL te activeren.

Bij het aanmaken van je account ontvang je 10 credits om te testen. Bij de jaarlicentie krijg je maandelijks 30 credits. Een scan of verwerking van een UBL gebruikt één credit. Iedere maand worden je credits weer aangevuld naar 30. Ongebruikte maandelijkse credits komen te vervallen.

Controleer op deze pagina altijd het actuele aantal beschikbare credits en de actuele abonnementsvoorwaarden.

Met Scan & Herken kun je een bon of inkoopfactuur automatisch laten verwerken. De documenten kunnen op verschillende manieren bij Inkoop uploads terechtkomen:

• Maak via de MyFinance-app een foto van een bon of factuur;
• Upload een pdf of afbeelding via Inkoop / Kosten;
• Stuur het document naar je persoonlijke MyFinance-mailbox.

Open het document bij Inkoop uploads en start Scan & Herken. MyFinance leest de beschikbare gegevens uit en opent vervolgens de inkoopboeking.

Controleer altijd de herkende gegevens, waaronder:

• de leverancier;
• de factuurdatum;
• het factuurnummer;
• het bedrag;
• het btw-bedrag en de btw-code;
• de voorgestelde grootboekrekening.

Pas de gegevens waar nodig aan. Klopt alles? Klik dan op Opslaan.

Wist je dat?

Staat de leverancier nog niet bij je contacten? Dan maakt MyFinance automatisch een nieuw contact aan op basis van het KvK-nummer op de factuur.

Vul bij een nieuwe leverancier eenmalig de juiste grootboekrekening en standaard-btw-code in. Bij een volgende factuur van dezelfde leverancier herkent MyFinance deze instellingen automatisch. Zo kun je tot wel 80 à 90% van je inkoopboekingen automatiseren.

Een UBL-bestand is een digitaal factuurbestand waarin de factuurgegevens gestructureerd zijn opgenomen. Hierdoor hoeft MyFinance de gegevens niet uit een afbeelding of pdf te lezen en kan de inkoopboeking direct worden klaargezet.

Je kunt een UBL-factuur op twee manieren verwerken:

UBL-bestand uploaden

1. Ga naar Inkoop.
2. Klik op de knop Upload UBL.
3. Selecteer het UBL-bestand.
4. Controleer de klaargezette inkoopboeking.
5. Klik op Opslaan.

UBL-bestand via je persoonlijke mailbox

Heb je het UBL-bestand naar je persoonlijke MyFinance-mailbox gestuurd?

1. Ga naar Inkoop.
2. Open het tabblad UBL.
3. Selecteer het bestand dat je wilt verwerken.
4. Klik op Boeken.
5. Controleer de klaargezette inkoopboeking en klik op Opslaan.

Staat de leverancier nog niet bij je contacten? Dan maakt MyFinance automatisch een nieuwe leverancier aan op basis van het KvK-nummer dat in het UBL-bestand staat.

Sommige leveranciers sturen zowel een pdf-factuur als een UBL-bestand. Het is ook mogelijk dat de pdf-factuur in het UBL-bestand is opgenomen.

In deze situaties uploadt MyFinance alleen het UBL-bestand. Hiermee wordt voorkomen dat dezelfde factuur dubbel bij de uploads komt te staan. Zodra je bij het UBL-bestand op Boeken klikt, verschijnt de bijbehorende pdf-factuur in beeld naast de klaargezette boeking.

MyFinance geeft voorrang aan het UBL-bestand, omdat de factuurgegevens hierin al gestructureerd zijn opgenomen. Het verwerken van een UBL-factuur is daardoor sneller en betrouwbaarder dan het uitlezen van een losse pdf met Scan & Herken.

Controleer ook bij een UBL-factuur altijd de gegevens voordat je de boeking opslaat.

Inkoopdocumenten kun je onder andere verwerken via:

• Inkoop / Kosten op je computer;
• de MyFinance-app;
• je persoonlijke mailbox.

Na verwerking vind je de inkoopfactuur gewoon terug tussen je overige inkoopboekingen.