Aanloopkosten als zzp’er: welke kosten mag je aftrekken?

Maak je zakelijke kosten om je onderneming te starten? Dan kunnen deze aanloopkosten onder voorwaarden aftrekbaar zijn, ook als je onderneming nog niet officieel van start is gegaan. Of je de kosten direct aftrekt, moet afschrijven of btw kunt terugvragen, beoordeel je afzonderlijk.

Wat zijn aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn zakelijke kosten die je maakt met de duidelijke bedoeling een onderneming te starten. Denk aan een website, advies of de aanschaf van een laptop voordat je je eerste klant hebt.

Je inschrijving bij de KvK is daarbij niet de enige grens. Het gaat erom dat je de kosten maakt voor je toekomstige onderneming en dat je dit kunt aantonen. De Belastingdienst legt dit uit op de pagina over kosten in de aanloopfase.

Aftrekbare kosten verlagen je belastbare winst. Je krijgt dus niet het volledige aankoopbedrag terug, maar betaalt minder belasting over je winst.

Voorbeelden van aanloopkosten

Opleidingen en cursussen zijn niet automatisch aftrekbaar. Of dat kan, hangt af van je situatie en van het verband met je onderneming.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

• Zakelijk doel: je maakt de kosten met de duidelijke bedoeling een onderneming te starten.
• Aantoonbaar: je bewaart facturen en bonnetjes en kunt laten zien waarvoor je de kosten maakte.
• Zakelijk deel: gebruik je iets ook privé, dan telt alleen het zakelijke deel mee.
• Beperkt aftrekbare uitgaven: voor sommige kosten, zoals zakelijke etentjes, gelden aparte regels.

Maak daarnaast onderscheid tussen kosten aftrekken in je aangifte, het corrigeren van een eerder ingediende aangifte en btw terugvragen. Dat zijn drie verschillende situaties met eigen regels. Twijfel je over kosten uit een eerder jaar? Laat dit dan vooraf beoordelen.

Btw op aanloopkosten terugvragen

Aftrek voor de inkomstenbelasting en btw-aftrek zijn twee afzonderlijke beoordelingen. Dat de kosten aftrekbaar zijn van je winst, betekent niet automatisch dat je de btw terugkrijgt.

Btw kun je in het algemeen als voorbelasting aftrekken als:

• je de aankoop zakelijk gebruikt voor btw-belaste prestaties;
• je beschikt over een geschikte factuur op naam van jou of je onderneming.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR) of verricht je btw-vrijgestelde prestaties? Dan kan dat gevolgen hebben voor je btw-aftrek. Laat dit vooraf controleren als je een grotere aankoop doet.

Kosten direct aftrekken of afschrijven?

Kleinere kosten, zoals drukwerk of hosting, verwerk je meestal direct als kosten. Duurzame bedrijfsmiddelen, die je meerdere jaren gebruikt, komen mogelijk op de balans. Die kosten verwerk je dan via afschrijving over meerdere jaren.

Een laptop of gereedschap kan dus in je eerste jaar maar voor een deel als kosten meetellen. Of je moet afschrijven, hangt onder meer af van de prijs en de gebruiksduur.

Aanloopkosten verwerken in je boekhouding

Bewaar al je facturen en bonnetjes vanaf je eerste zakelijke uitgave. Zo kun je de kosten later goed verwerken in je eerste aangifte.

Voorbeeld: privé betaald vóór de start

Je koopt vóór je start een laptop van € 1.200 inclusief btw en betaalt die van je privérekening. Privé betalen maakt een zakelijke uitgave niet automatisch privé.

Bij een eenmanszaak verwerk je de laptop als bedrijfsmiddel (of bij een kleinere aankoop als kosten). Als tegenboeking boek je een privéstorting: je hebt immers privégeld in je onderneming gestoken. De btw beoordeel je afzonderlijk, volgens de voorwaarden hierboven. Lees ook hoe je privé betaalde kosten boekt.

Bezittingen die je bij de start inbrengt, kunnen ook op je beginbalans komen. Bekijk daarvoor hoe je als starter je beginbalans opvoert.

Zakelijke kilometers

Rij je zakelijk met een privéauto, -motor of -fiets? Dan trek je een vast bedrag per kilometer af van je winst. Volgens de Belastingdienst is dat € 0,25 per kilometer in 2026 en € 0,23 in 2024 en 2025. Losse kosten zoals brandstof en parkeren trek je daarnaast niet af. Houd een rittenregistratie bij.

Tellen voorbereidingsuren mee?

Uren die je besteedt aan het opzetten van je onderneming kunnen meetellen voor het urencriterium. Een onderbouwde urenregistratie is daarbij belangrijk: noteer per dag wat je deed en hoe lang.

Let op: voor de ondernemersaftrek, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek, moet je ook aan de overige voorwaarden voldoen. Met de test Ben ik ondernemer voor de inkomstenbelasting? krijg je een eerste indicatie.

Veelgestelde vragen

Zijn kosten vóór mijn KvK-inschrijving aftrekbaar?

Dat kan. Het gaat erom dat je de kosten maakte met de duidelijke bedoeling een onderneming te starten, niet alleen om de datum van je inschrijving.

Hoe ver terug mag ik aanloopkosten meenemen?

Daar is geen eenvoudig algemeen antwoord op. Het hangt af van het verband met je onderneming en of het om kostenaftrek, een correctie van een eerdere aangifte of btw gaat. Laat dit bij twijfel beoordelen.

Kan ik aanloopkosten opvoeren als ik nog geen omzet heb?

Ja, kosten kunnen ook zonder omzet zakelijk zijn. Je moet wel kunnen aantonen dat je ze voor je onderneming maakte.

Kan ik btw terugvragen op aankopen vóór de start?

Mogelijk, als je de aankoop gebruikt voor btw-belaste prestaties en een geschikte factuur hebt. De KOR of btw-vrijgestelde prestaties kunnen dit beperken.

Hoe boek ik aanloopkosten die ik privé heb betaald?

Bij een eenmanszaak boek je de uitgave als kosten of bedrijfsmiddel, met een privéstorting als tegenboeking. De btw verwerk je afzonderlijk.

Moet ik een laptop direct aftrekken of afschrijven?

Dat hangt af van de prijs en de gebruiksduur. Een duurzaam bedrijfsmiddel schrijf je meestal af over meerdere jaren. Gebruik je de laptop ook privé, dan telt alleen het zakelijke deel mee.

Begin je boekhouding met overzicht

Bewaar je facturen en bonnetjes vanaf je eerste zakelijke uitgave. Met MyFinance houd je jouw administratie vanaf de start bij. Twijfel je hoe je een aankoop verwerkt? Onze boekhouders helpen je graag verder.

Probeer MyFinance 30 dagen gratis

Liever persoonlijk advies? Neem contact op.