Wanneer je met MyFinance start, is het handig om je administratie in een vaste volgorde in te richten. Zo voorkom je dat gegevens ontbreken en kun je daarna eenvoudig per maand je administratie bijhouden.

Ga eerst naar Instellingen en controleer of je bedrijfsgegevens volledig zijn ingevuld.

Controleer onder andere:

• bedrijfsnaam en adresgegevens;
• KvK-nummer en btw-nummer;
• contactgegevens;
• bankrekeningnummer;
• e-mailadres.

Maak je gebruik van verkoopfacturen? Controleer dan ook direct de lay-out van je factuur. Je kunt hier onder andere je logo toevoegen en de teksten en vormgeving aanpassen.

Hoe kan ik de layout (sjabloon) van verkoopfacturen aanpassen?

Voeg klanten en leveranciers toe die je regelmatig gebruikt. Zo hoef je deze gegevens later niet steeds opnieuw in te voeren.

Verkoop je vaak dezelfde producten of diensten? Voeg deze dan ook alvast toe. Je kunt bijvoorbeeld een standaard omschrijving, verkoopprijs en btw-code vastleggen.

Nieuwe contacten en producten kun je ook tijdens het boeken of het maken van een factuur toevoegen. Je hoeft dus niet alles vooraf in te voeren.

Maak je verkoopfacturen rechtstreeks in MyFinance. Hierdoor worden de omzet en btw automatisch in je administratie verwerkt.

Ontvangen inkoopfacturen en bonnetjes kun je uploaden en vervolgens verwerken. Controleer daarbij altijd:

• de factuurdatum;
• de leverancier;
• het bedrag;
• de gebruikte kostenrekening;
• de btw-code.

Heb je veel facturen? Dan kun je hiervoor ook Scan & Herken gebruiken.

Wat is Scan & Herken?

Nadat je verkoop en inkoop hebt verwerkt, kun je de bankmutaties ophalen.

Dit kan door:

• je bankrekening te koppelen; of
• een bankbestand te importeren.

Controleer daarna de bankmutaties en koppel deze waar nodig aan de juiste facturen of grootboekrekeningen.

Door eerst de verkoop- en inkoopfacturen te verwerken, kan MyFinance betalingen beter herkennen. Met Auto-match worden veel betalingen automatisch aan de juiste factuur gekoppeld. Hierdoor hoef je veel minder handmatig af te letteren.

Hoe importeer ik mijn Banktransacties?

Wanneer een verkoop- of inkoopfactuur wordt betaald, koppel je de betaling aan de betreffende factuur. Dit noemen we afletteren.

Hierdoor weet MyFinance welke facturen betaald zijn en blijven alleen de werkelijk openstaande facturen zichtbaar.

Controleer daarom regelmatig of:

• ontvangen betalingen aan verkoopfacturen zijn gekoppeld;
• betaalde inkoopfacturen zijn afgeletterd;
• er geen oude openstaande posten blijven staan die al betaald zijn.

Hoe verwerk ik mijn bankmutaties?

Als verkoop, inkoop en bank zijn verwerkt, is je administratie grotendeels bijgewerkt.

Controleer regelmatig:

• de winst-en-verliesrekening;
• de balans;
• openstaande verkoop- en inkoopfacturen;
• de btw-positie.

Doe je btw-aangifte per kwartaal? Zorg dan dat alle boekingen van dat kwartaal zijn verwerkt voordat je de aangifte controleert en verstuurt. De btw-aangifte kun je rechtstreeks vanuit MyFinance indienen.