In MyFinance kun je zelf bepalen welke tekst je klanten ontvangen wanneer je bijvoorbeeld een factuur, offerte of betalingsherinnering per e-mail verstuurt.

Je kunt voor verschillende soorten berichten een eigen afzender, onderwerp en standaardtekst instellen.

Ga naar Instellingen → Email layout.

Bovenaan kun je kiezen voor welk onderdeel je de e-mail wilt aanpassen, zoals:

• Verkoop
• Offerte
• Factuur
• Herinnering
• Periodiek

Je kunt daarnaast wisselen tussen NL en EN. Zo kun je ook aparte Engelstalige standaardteksten instellen.

Aan de linkerkant kun je onder andere instellen:

• Naam afzender
• Onderwerp email
• Reply-To naam
• Reply-To email adres
• Stuur een kopie naar email adres

Bij Reply-To vul je het e-mailadres in waarop je een antwoord van de klant wilt ontvangen. Dit kan een ander adres zijn dan het adres waarmee MyFinance de e-mail technisch verstuurt.

Aan de rechterkant staat de tekst die standaard in de e-mail wordt gebruikt. Je kunt deze tekst volledig aanpassen aan je eigen manier van communiceren.

Gebruik bijvoorbeeld een korte introductie, betaalinformatie en een afsluiting met je bedrijfsnaam.

MyFinance heeft e-mailtags waarmee gegevens automatisch in de e-mail worden ingevuld. Voorbeelden zijn:

• [administratienaam]
• [factuurnummer]
• [vervaldatum]
• [bedrag]
• [rekeningnummer]
• [contactpersoon]

Hierdoor hoef je bijvoorbeeld het factuurnummer of bedrag niet handmatig in iedere e-mail te zetten. Klik in MyFinance op Zie beschikbare email tags om te bekijken welke tags je in de e-mailtekst kunt gebruiken.

Bij facturen kun je ook de optie Factuur UBL meesturen inschakelen.

De klant ontvangt dan naast de normale factuur ook het UBL-bestand. Dit is een digitaal factuurbestand dat door veel boekhoudprogramma's automatisch kan worden ingelezen.

Onderaan kun je een of meerdere vaste bestanden toevoegen. Dit is bijvoorbeeld handig voor:

• algemene voorwaarden;
• aanvullende informatie;
• een vaste begeleidende bijlage.

Sleep het bestand naar het uploadvak of klik om een bestand te selecteren.

Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Gebruik Opslaan & test om te controleren hoe de e-mail eruitziet voordat je deze daadwerkelijk naar klanten verstuurt.