Snelstartgids: hoe werkt het programma

Algemene informatie werking programma:

• Op alles wat blauw is of wat blauw oplicht kun je op klikken. Je cursor veranderd dan ook in . Er verschijnen dan details of je kunt nieuwe gegeven invoeren.
• Het programma slaat niets op als je het wijzigt of naar een ander veld klikt. Je zal dus altijd op OPSLAAN moeten klikken. Dit kan een KNOP Opslaan zijn of een . Dat klinkt onhandig, maar als je even niet weet welke aanpassing je hebt gedaan dan kun je terug naar het hoofdmenu en opnieuw beginnen met invoeren.
• Velden met een * zijn verplichte velden. Als je deze niet of niet juist invult, dan lichten deze ROOD op.
• Veel schermen met invulvelden werken goed als je de TAP en PIJLTJES van je toetsenbord gebruikt.
• Mocht je twijfelen of het programma je wijzigingen heeft doorgevoerd, hou dan de CTRL toets ingedrukt gevolgd door R om te verversen.

BELANGRIJK – Basis van een administratie – Workflow

De basis van een goede boekhouding/ administratie is dat je alle inkomsten en uitgaven verantwoord. Het kan dus niet zo zijn dat je € 100.– direct in of uit de kas of bank boekt zonder dat je weet waar het geld vandaan komt of naar toe is gegaan. Er moet dus altijd een inkoop of verkoop tegenover een transactie (bankmutaties) staan.

Voorbeeld:

1. Je hebt € 100.– contant ontvangen (per kas) en die boek je in. Dit bedrag moet je nog wel verantwoorden., dus waar komt dit bedrag vandaan (voor welke factuur/ omzet). Daarom komt dit bedrag automatisch op de grootboekrekening 1190 kruispost liquide middelen te staan.
2. Je hebt in dit voorbeeld € 100.– contante omzet ontvangen. Vervolgens maak je een verkoopfactuur aan voor € 100.– Je kunt zelf bepalen welke omschrijving je meegeeft, of je een product koppelt en welk BTW % van toepassing is.
3. In het Dashboard zie je bij openstaande facturen én bij openstaande bank/ kas boekingen € 100.– open staan. Klik op de balk Openstaande facturen. Klik daarna op de nu verschenen verkoopregel van € 100.–. Nu verschijnt de regel ‘Afletteren’. Hier staat de bijbehorende boeking van € 100.– Selecteer deze links in de balk door in het  te klikken. Op dit moment wijzigt het openstaande bedrag rechts in 0. Het  licht wit op en door erop te klikken bevestig je de invoer. Nu is de omzet juist geboekt en verantwoord in je online boekhouding.

Uiteraard zijn er een aantal uitzonderingen. Zoals je bankkosten en rente van leningen (ontvangen of betaalde rente) waar je geen factuur voor ontvangt of aanmaakt. Je kunt deze op dezelfde wijze boeken als een reguliere inkoop, alleen dan zonder een inkoopfactuur te koppelen.

Een andere (snellere) manier voor kosten zonder btw is direct via de bank boeken. Ga naar GEDETAILLEERD => BANK => BOEKINGEN. De geïmporteerde transacties komen in beeld en je kunt een andere grootboekrekening toewijzen. Standaard staan alle boekingen na inlezen op 1190 kruispost liquide middelen. Door hierop te klikken gevolgd door naam van de gewenste rekening, kun je een andere grootboekrekening selecteren zoals BANKKOSTEN of BETAALDE rente. LET OP: Deze directe manier kan alleen bij kosten & transacties waar geen BTW op zit. Vergeet niet op opslaan te klikken om de wijzigingen op te slaan.

Tip: Volg stap 1/2/3/ van de handleiding, daarna begrijp je hoe het programma werkt en heb je bij de meest voorkomende acties geen handleiding meer nodig.

Nu snel van start!