Koop je een bedrijfsmiddel dat je meerdere jaren voor je onderneming gebruikt? Dan mag je het aankoopbedrag meestal niet volledig als kosten boeken in het jaar van aanschaf. Je neemt de investering op de balans op en verdeelt de kosten over de verwachte gebruiksduur. Dit noemen we afschrijven.

In MyFinance kun je de afschrijving direct instellen bij het verwerken van de inkoopfactuur. De software verwerkt de afschrijvingen daarna automatisch in de administratie.

Een aankoop boek je normaal gesproken als bedrijfsmiddel wanneer:

• de aanschafwaarde € 450 of meer bedraagt;
• je de aankoop voor je onderneming gebruikt;
• je verwacht het bedrijfsmiddel langer dan één jaar te gebruiken.

Voorbeelden van bedrijfsmiddelen zijn:

• een computer of laptop;
• machines en gereedschappen;
• kantoorinventaris;
• apparatuur;
• een zakelijke auto.

Bedraagt de aanschafwaarde minder dan € 450? Dan mag je de aankoop meestal direct als zakelijke kosten boeken.

Kun je de btw op de aankoop volledig terugvragen? Neem het bedrijfsmiddel dan voor het bedrag exclusief btw op de balans.

Kun je de btw niet verrekenen, bijvoorbeeld omdat je btw-vrijgestelde prestaties verricht? Neem het bedrijfsmiddel dan voor het volledige bedrag inclusief btw op de balans.

Kun je de btw gedeeltelijk verrekenen? Tel dan het niet-aftrekbare gedeelte van de btw bij de aanschafwaarde op.

Verwerk de inkoopfactuur op een grootboekrekening voor vaste activa. Gebruik hiervoor geen gewone kostenrekening.

Voor computerapparatuur gebruik je in MyFinance bijvoorbeeld:

• 0090 – Computerapparatuur
• 4890 – Afschrijving computerapparatuur

Koop je een laptop of computer? Boek de aanschafwaarde dan op 0090 – Computerapparatuur.

Wanneer je een bedrag van € 450 of meer op een activarekening boekt, verschijnt bij de inkoopboeking automatisch een extra veld voor het instellen van de afschrijving.

Wil je MyFinance de afschrijvingen automatisch laten verwerken? Stel de afschrijving dan direct in bij de inkoopboeking:

1. Ga naar Inkoop en open of verwerk de betreffende inkoopfactuur.
2. Boek de investering op de juiste activarekening, bijvoorbeeld 0090 – Computerapparatuur.
3. Kies bij het extra veld voor Afschrijven.
4. Controleer de aanschafwaarde.
5. Vul de verwachte restwaarde in.
6. Kies de looptijd en het aantal maanden waarover je wilt afschrijven.
7. Controleer het voorgestelde afschrijvingsbedrag.
8. Sla de inkoopboeking op.

MyFinance verwerkt de afschrijvingen vervolgens automatisch. Je hoeft hiervoor niet iedere maand of ieder jaar handmatig een memoriaalboeking te maken.

De afschrijvingskosten van computerapparatuur worden geboekt op 4890 – Afschrijving computerapparatuur. De waarde van het bedrijfsmiddel op 0090 – Computerapparatuur neemt door de afschrijvingen af.

De restwaarde is het bedrag dat het bedrijfsmiddel naar verwachting nog waard is aan het einde van de gebruiksduur. Denk bijvoorbeeld aan het bedrag waarvoor je een computer, auto of machine na enkele jaren nog zou kunnen verkopen.

Je schrijft alleen af over het verschil tussen de aanschafwaarde en de verwachte restwaarde:

Afschrijvingsbedrag = aanschafwaarde − restwaarde

Dit bedrag verdeel je over de verwachte gebruiksduur van het bedrijfsmiddel.

Meer informatie vind je bij de Belastingdienst: Hoe berekent u het bedrag van de afschrijving?

Controleer na het instellen van de automatische afschrijving of:

• de aankoop op de juiste balansrekening staat;
• de aanschafwaarde inclusief of exclusief btw juist is;
• de aanschafdatum klopt;
• de restwaarde juist is ingevuld;
• de gekozen looptijd passend is;
• de afschrijvingen in de juiste perioden worden verwerkt.

In de rapportages zie je de verwerking terug: de afschrijvingskosten komen in de winst-en-verliesrekening en de boekwaarde van het bedrijfsmiddel neemt op de balans af.

Boekwaarde = aanschafwaarde − geboekte afschrijvingen

Wil je je bedrijfsmiddelen en afschrijvingen daarnaast overzichtelijk bijhouden? Gebruik dan ons eenvoudige overzicht van materiële vaste activa. Je vult alleen de gele velden in: omschrijving, aanschafdatum, aanschafwaarde, restwaarde en de termijn in jaren. De afschrijving van het boekjaar en de eindboekwaarde worden automatisch berekend.

Download de eenvoudige MVA-staat (Excel)

Handig om je activa te controleren, ook wanneer MyFinance de afschrijvingen automatisch verwerkt.

De automatische afschrijvingsfunctie is voor de meeste gebruikers de eenvoudigste werkwijze. Boekhouders of gebruikers die de afschrijvingen zelf willen berekenen en boeken, kunnen ervoor kiezen om handmatig af te schrijven.

Wil je voorkomen dat MyFinance automatisch afschrijvingen boekt? Verwerk de investering dan als volgt:

1. Boek de volledige aanschafwaarde op de juiste activarekening.
2. Gebruik het bedrag exclusief btw als je de btw kunt verrekenen.
3. Vul bij de restwaarde hetzelfde bedrag in als de aanschafwaarde.
4. Kies bij het aantal afschrijvingen voor 1.
5. Sla de inkoopboeking op.

Doordat de restwaarde gelijk is aan de aanschafwaarde, wordt er automatisch geen bedrag afgeschreven. Het volledige investeringsbedrag blijft hierdoor op de balans staan.

Bereken eerst het afschrijvingsbedrag over de betreffende periode. Boek de afschrijving daarna via Memoriaal.

Voor een handmatige afschrijving op computerapparatuur gebruik je:

• Debet 4890 – Afschrijving computerapparatuur
• Credit 0090 – Computerapparatuur

Een uitgebreide uitleg met voorbeeld vind je in Hoe boek ik een afschrijving? (Handmatig).

• Hoe boek ik een afschrijving? (Handmatig)
• Hoe voer ik een beginbalans in?
• Hoe sluit ik een boekjaar af?